TCE-MS desenvolve sistema que analisa processos em apenas 9 segundos

A inovação desta vez trata do módulo SICAP ANÁLISE, sistema que dá mais agilidade e padroniza a análise dos processos que envolvem atos de convocação e contratação, feitos pela Inspetoria de Controle Externo de Atos de Pessoal. Esse avanço é resultado do projeto de modernização implantado pela atual gestão do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso do Sul. O sistema solidifica o papel pedagógico que a Corte de Contas vem adotando nos últimos anos, um modelo de gestão ágil e moderno, com novos projetos e ações implementadas pela administração do presidente do TCE-MS, conselheiro Waldir Neves.

“O Tribunal vem evoluindo no sentido de dar, cada vez mais, segurança para a sociedade nos seus atos de pessoal. Por isso é uma conquista de todos nós, uma vitória para a sociedade e para o jurisdicionado. Estamos felizes em participar de um momento histórico como este, onde o Tribunal de Contas consegue efetivamente cumprir o seu papel e com isso poder estimular outros Poderes a seguirem o mesmo caminho, buscando melhorias com segurança e com mais transparência em suas ações”.

O presidente destacou a capacidade produtiva do SICAP ANÁLISE: “É uma ferramenta muito moderna que integra a Gestão de Riscos e a análise automatizada. Para que se tenha uma ideia da agilidade do sistema, o que antes levaria uma média de seis meses para que nossos auditores analisassem apenas um aspecto em quase 12 mil processos, hoje, com essa ferramenta, todo esse trabalho é realizado em um pouco mais de três horas e que nessa varredura sobre esse grande volume o sistema conseguiu, nesse pequeno espaço de tempo, identificar os 67 processos que apontavam alguma possível irregularidade”.

Na apresentação do novo sistema feita aos auditores, pelo diretor de gestão e modernização do TCE-MS juntamente com sua equipe, Douglas Avedikian frisou que de uma maneira muito mais simples, os tipos de Atos que antes eram analisados, de forma manual passam então ser analisados de forma automática. “Com esse sistema, a Inspetoria de Atos de Pessoal do TCE-MS está entrando de vez na modernização, no século XXI, aonde trabalhamos com a metodologia de gestão de riscos, automação e a padronização”.

E ainda acrescentou: “Um fator importante é que o índice de erro na análise automatizada tende a zero em razão do sistema ser todo parametrizado, pois há uma padronização que é inserida dentro do sistema, então, a análise que antes era feita da forma manual pelos auditores e que poderia levar 6 horas ou até um dia para ser concluída, com o sistema, hoje é feita em apenas 9 segundos. O sistema vem para dar mais celeridade, padronização, garantindo mais transparência”.

Logo após a apresentação foi ministrado aos auditores do TCE-MS pela equipe da DGM – Diretoria de Gestão e Modernização da Corte de Contas, um curso sobre como operar o novo módulo no sistema SICAP ANÁLISE.

Para o analista Jonathan Aldori Alves de Oliveira, membro da equipe que desenvolveu o sistema, o grande desafio encontrado inicialmente foi em relação às regras já que não existia nenhuma delas documentadas: “Foram os auditores que nos transmitiram todo o conhecimento que eles utilizam em seu trabalho diário, daí então transcrevemos tudo isso na ferramenta que consolidou no novo sistema. Na verdade a ferramenta possibilita a consolidação do conhecimento dos auditores para facilitar o trabalho dos mesmos no dia a dia”. Jonathan Aldori também lembrou que: “O melhor de tudo é que a ferramenta SICAP ANÁLISE foi desenvolvida totalmente no Tribunal de Contas sem custo nenhum”.

O módulo SICAP ANÁLISE foi também muito bem avaliado pelo auditor estadual de controle externo e chefe da Inspetoria de Controle Externo de Atos de Pessoal do TCE-MS, Antenor Martins de Oliveira. “É uma satisfação muito grande receber a entrega deste novo sistema. É uma ferramenta que viabilizará exercermos nossa função de fiscalizador do dinheiro público com mais agilidade e de uma forma mais padronizada. Ferramenta adequada, servidor capacitado, fiscalização com sucesso”.

SICAP Análise

Objetivos do sistema: Permitir uma verificação automatizada individual dos atos de pessoal enviados pelos Jurisdicionados; Mapeamento das unidades gestoras com o maior risco de inconformidade; Classificação desses atos como: Registro, Não Registro, Arquivamento ou Devolução de Documentos; Possibilitar aos Auditores da ICEAP, de posse do resultado do processamento, optar por conceder o registro nos casos de julgamento pela legalidade, ou negando o registro, quando, no mérito, concluir pela ilegalidade.

Integração

O SICAP ANÁLISE está integrado com o Sistema LRF e o Portal da Jurisprudência. Esta integração permite uma checagem automática no Diário Oficial do Jurisdicionado para constatar a existência da publicação de documentos relativos ao ato analisado e também na LRF para checar se o limite de gastos está mantido.
Após a integração o SICAP ANÁLISE filtra as informações na Matriz de Risco e disponibiliza para o auditor o Relatório completo com os resultados das análises. É importante salientar que todas as classificações estarão à disposição do auditor para uma consulta futura, porém somente os atos classificados como triagem possuem algum tipo de problema ou erro e serão devolvidos para o auditor adotar as medidas cabíveis.