CGE normatiza sistemas de checklists e relatório de atividades
A Controladoria Geral do Estado (CGE) colocou em funcionamento duas ferramentas eletrônicas para reforçar a atuação das Unidades Setoriais de Controle Interno (Unisecis) dos órgãos estaduais. Uma para a aplicação de checklists e a outra para a produção de relatórios de atividades. As normas de uso das ferramentas estão descritas na Portaria 13/2018/CGE,publicada no Diário Oficial do Estado que circulou na última quarta-feira (21.02).
O desenvolvimento dos sistemas visa melhorar o gerenciamento das informações, mediante formação de banco eletrônico de dados, e dar mais celeridade e segurança às atividades das Unisecis, sobretudo quanto ao dever legal de verificação da conformidade dos procedimentos operacionais das atividades administrativas e de revisão da prestação de contas mensal dos órgãos.
“A disponibilização dos sistemas está prevista no planejamento estratégico da Controladoria e ocorre no contexto de tornar o controle interno mais preventivo à ocorrência de erros e falhas”, ressalta o superintendente de Desenvolvimento do Controle Interno da CGE, Norton Glay Sales dos Santos.
Com a implantação das ferramentas, as Unisecis não precisam mais enviar os relatórios de atividades e os checklists à CGE em versão física, o que também contribui para a redução de custos com impressão e papel, uma das premissas do Programa Agenda Ambiental na Administração Pública (Programa A3P).
A Uniseci do Departamento Estadual de Trânsito (Detran) já usa os sistemas, desde o período de testes. A avaliação é positiva. “Quanto ao checklist, ficou mais didático, mais fácil de acompanhar, e proporciona um melhor controle das informações, permitindo a visualização de todo o exercício em uma única página. Quanto aos relatórios de atividades, o sistema tem atendido de forma eficiente nossas necessidades, especialmente quanto ao gerenciamento das informações, fato que não ocorria no modelo excel. Somente há algumas sugestões de melhoria quanto à estrutura do sistema, mas isso já vem sendo tratado com a equipe de tecnologia da informação de forma continuada, sempre priorizando a eficiência das atividades na prática”, diz a gestora da Uniseci, Késia de Souza Rosa.
As Unisecis da Casa Civil e da Secretaria de Estado de Justiça e Direitos Humanos (Sejudh) também destacam o desenvolvimento das ferramentas. “A automação facilita os trabalhos no sentido de economicidade, pois reduz o consumo de papel, impressões, armários, arquivos para guarda física dos documentos e facilita a circulação digital. Conta com o fator de acesso rápido ao histórico dos registros das tarefas executadas”, afirma a gestora da Uniseci da Casa Civil, Sandra Matsui. “As ferramentas contribuem com agilidade na prestação da informação”, acrescenta o gestor na Sejudh, André Luis Maia de Almeida.
Os sistemas foram desenvolvidos pela Superintendência de Inteligência da CGE, em conjunto com equipe de auditores do Estado e analistas administrativos responsáveis pela coordenação das Unisecis.
Outras melhorias estão por vir para as unidades de controle interno. “Estão previstas mais novidades no aperfeiçoamento dos instrumentos existentes atualmente, demonstrando a importância do trabalho dos profissionais das Unisecis”, acrescenta o superintendente da CGE, Norton Glay Sales dos Santos.
Atribuições
Tecnicamente subordinadas à Controladoria Geral, mas vinculadas aos respectivos órgãos e entidades somente para fins administrativos e funcionais, as Unisecis são células da CGE em cada pasta.
Têm a missão de verificar a estrutura, o funcionamento, a segurança e a aderência às normas dos controles internos das atividades sistêmicas entre outras atribuições previstas na Lei Complementar n. 198/2004 alterada pela Lei Complementar n. 550/2014, sob a supervisão e coordenação técnica da CGE.
As atividades sistêmicas são aquelas relativas ao apoio e aos serviços comuns (planejamento, orçamento, financeiro, contabilidade, patrimônio, aquisições, gestão de pessoal, etc.) para possibilitar a concretização de políticas públicas em todas as áreas.
